1. OBJETO
Este criterio técnico se ocupa de los contratos de trabajo a jornada completa, sin perjuicio de lo que se señala más adelante sobre los contratos a tiempo parcial.
2. GARANTÍA DEL REGISTRO DE JORNADA
Obligatoriedad y contenido del registro de la jornada
La empresa ha de garantizar el registro diario de la jornada, incluyendo el horario de inicio y finalización de la misma. Esto es lo mínimo que se exige y debe realizarse diariamente. Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o por decisión del/a empresario/a el registro puede incluir las interrupciones o pausas que se consideren. Si esto no se contempla, se puede presumir que todo lo que ocurre entre la hora de inicio y fin de la jornada es tiempo de trabajo efectivo y le correspondería al empleador acreditar que esto no es así.
La lectura que se haga del registro a la hora de determinar si hay un posible incumplimiento se debe hacer de forma integral, es decir, que contemple todas las posibilidades que permite el ordenamiento laboral en materia de distribución de tiempo de trabajo.
El registro debe ser diario, no siendo aceptable la exhibición del horario general de la empresa, el calendario laboral o cuadrantes horarios elaborados para determinados periodos. Todo esto se realiza como previsión de las horas de trabajo pero no garantiza el cumplimiento de los mismos, haciendo imposible detectar si se han realizado horas extraordinarias
Otros registros y especialidades
Previo a la realización de este registro, la normativa ya tenía otros registros establecidos que siguen vigentes y se mantienen funcionales:
- Registro diario de los contratos a tiempo parcial.
- El registro de horas extraordinarias. Este último, aunque es independiente y compatible con el registro diario de la jornada, se puede entender que queda cubierto con este último.
- El registro de horas de trabajo y descanso sobre trabajadores móviles, trabajadores de la marina mercante y trabajadores que realizan servicios de interoperabilidad transfronteriza en el transporte ferroviario (RD 1561/1995).
- Los registros de jornada en los desplazamientos transaccionales.
Conservación del registro de la jornada
En cuanto a la conservación y localización de los registros horarios de la jornada, se deben conservar durante 4 años y estar a disposición de las personas trabajadoras, sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Como no hay otras especificaciones, se entiende que, en cuanto al modo de conservación, es válido cualquier medio físico o de otro tipo que garantice la fiabilidad de los datos. También debe ser accesible. Esto implica que debe estar y permanecer físicamente en el centro de trabajo y todas las personas trabajadoras, sus representantes o la Inspección de Trabajo deben poder acceder en cualquier momento al registro de forma inmediata.
En el caso de que el registro se lleve en papel se podrá archivar en soporte informático mediante el escaneo de los documentos originales, siendo guardado telemáticamente con las debidas garantías. En el caso de que se lleve a cabo una actuación inspectora, esta se iniciaría con una visita y el/la funcionario/a deberá tener a su disposición y en el momento esta documentación. Esto evitaría la posibilidad de la creación posterior de un registro horario, o de la manipulación del mismo.
La empresa no está obligada a la entrega de copias a las personas trabajadoras, ni a sus representantes legales salvo que así lo disponga la negociación colectiva o algún pacto expreso con la empresa.
Organización y documentación del registro
En cuanto a la organización y documentación del registro queda sujeto a la negociación colectiva, acuerdo de empresa o decisión del/a empresario/a. En cualquier caso, debe ser un sistema de registro objetivo que garantice la fiabilidad de los datos y la no alteración posterior, al tiempo que respete la normativa sobre protección de datos vigente, respecto al tratamiento de los datos personales, a la libre circulación de los mismos, así como el respeto al derecho a la intimidad de las personas trabajadoras en los casos en los que se usen dispositivos de videovigilancia y geolocalización.
El registro ha de ser documentado de forma que, aunque se realice por medios electrónicos o informáticos, la Inspección de Trabajo pueda requerir en su visita la impresión de los registros correspondientes al periodo que soliciten, o que, en su defecto, se pueda descargar en soporte informático en formato legible y tratable.
Si el registro se lleva mediante medios manuales la Inspección podrá recabar los documentos originales o solicitar copia. Si no se dispone de medios para su copia, se podrán tomar notas o hacer fotografías, o tomar el original en el caso de que se observen incongruencias entre el registro de jornada establecido y la jornada declarada.
También compete a la Inspección de Trabajo verificar que se cumple la forma y organización del registro de la jornada cuando esto ha sido pactado con los representantes de los trabajadores. Para ello podrá acceder a las actas de las reuniones celebradas en el proceso de negociación.
3. RÉGIMEN SANCIONADOR
Está tipificada como infracción grave la transgresión de las obligaciones en materia de registro de jornada. El inicio de procedimientos sancionadores en esta materia es posible desde el 12 de mayo de 2019 (fecha de entrada en vigor del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores).
Se señala que el registro horario no es un fin en sí mismo, sino un instrumento para el control del cumplimiento de la normativa en materia de tiempo de trabajo, con sus consecuencias tanto en la salud laboral como en el abono y cotizaciones de estas horas extraordinarias, pero no es el único. Esto quiere decir que si hay certeza de que se cumple en una empresa la normativa respecto al tiempo de trabajo pero no se está llevando a cabo el registro del control horario de la jornada, se puede sustituir el inicio de un procedimiento sancionador por la formulación de un requerimiento para que se dé cumplimiento a la obligación legal de garantizar el registro diario de la jornada de trabajo.
4. OTRAS CUESTIONES
Finalmente, queda sin efecto la Instrucción 1/2017, complementaria a la Instrucción 3/2016, sobre intensificación del control en materia de tiempo de trabajo y de horas extraordinarias, y esta última en relación con los criterios interpretativos de la misma referidos exclusivamente al registro de la jornada de trabajo, en lo que se opongan a este criterio técnico. Para acceder al documento completo, ver aquí.